电厂基建财务会计如何参与工程项目的管理
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2012/12/2 13:46:56

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近年来,随着国家电力基本建设规模的不断扩大,对于工程项目从前期开工到最后的竣工验收,需要大量的建设资金,电力企业基建财务会计如何管理和使用基本建设资金,如何进一步参与项目全过程的管理工作,充分发挥资金的使用效率显得尤为重要。

  基建财务会计参与项目的全过程管理,发挥会计的核算与监督职能,应从以下几方面入手:

  一、编制相关计划

  对于基建财务会计来说,基本建设投资计划至关重要,从计划的批复、下达到最后的到位资金就像一把打开该项工程项目的钥匙,使该项目有了一个良好的开端。

  基本建设计划是控制基建规模、办理基建拨款、进行基建财务核算的依据,基建职能部门在编制基建计划时,应根据建设资金的可供量进行安排。年度基建投资计划经上级主管部门批准后,各职能部门必须以基建计划为中心开展工作,不能突破基建计划,保证基建计划的严肃性。

  发电企业根据国家和主管部门批准的长期规划和年度基本建设投资计划,由相关部门编制企业年度基本建设投资计划。企业年度基本建设投资计划主要包括以下内容:

  (1)项目规模(大、中、小型);

  (2)项目用途;

  (3)开工日期;

  (4)竣工日期;

  (5)概算数;

  (6)计划数等。

  企业基建处根据编制的年度固定资产投资财务计划及该项目的相关资料编制基本建设项目年度资金使用计划,同时报财务处一份。该计划的编制充分体现了基建处的自主性和灵活性,也便于财务掌握建设项目所需要的资金,合理调度及安排使用资金,降低工程成本,防止资金闲置造成浪费。

  企业财务部门根据基建处提供的资金使用计划及相关资料编制基本建设付款明细表,主要包括项目类别——新建项目、在建项目、已完工未决算项目和已决算项目,同时列举了工程项目名称、施工单位、施工内容、合同数或决算数、审定数、累计付款数、当年拟付款数、审减数及欠款数等比较详细的基本建设情况,其中对于新建项目、在建项目和已完工未决算项目,必须有合同数、预概算数,对已完工已决算项目则必须有决算数或审定后的决算数及欠款数。每月月末,财务处根据基本建设付款明细表同当月财务记账凭证核对当月付款,同时与基建处核对当月付款数额。该表是动态的、累计的付款明细表,包括了近几年的工程项目,内容较完整,根据付款的情况随时变动并调整,能够适时地反映基本建设资金目前的使用情况和预计资金的使用情况,随时掌握计划的执行情况,随时调整,杜绝无计划付款。

  二、建立合同档案

  合同是约束双方,规定双方权利与义务的书面文件。建设工程必须实行合同管理制度,工程项目的勘察设计、施工,设备、大宗材料的采购和工程监理都要依法订立合同。合同的签订对于施工单位和承建方有着一定的制约,基建财务会计按照合同规定的条款支付工程进度款、办理竣工决算,合同始终存在于整个项目中,参与整个项目的运作,起着举足轻重的作用。

  会计人员要积极参与签订整个合同签定过程,因为各种经济合同最终都要由会计人员执行,合同一经签订,会计人员就要据以付款及结算。会计人员应了解工程的特点、工期、预算价格、承包方式,对于结算办法以及与财务有关的条款,可以从财会角度提出对企业有利的合理建议。

  对于收到的合同须经企业合同管理部门签字,已确定该项目是否参与招投标并中标,同时合同的内容应完整、条款清晰,各类合同要有明确的质量要求、付款条件、履约担保责任和违约处罚条款,基建财务人员应设立专门的登记账簿,进行逐一编号,建立该项目的合同档案。以此作为日后支付工程进度款、项目决算等的主要参考依据。

  三、工程造价审查

  工程造价审查直接关系到企业的经济利益,审查重点应放到以下几个方面:

  1.审查投标文件、合同约定的条款:通过对合同范围、工程结算方式、价款与支付、价款调整、工程变更、不可抗力、工期、保险、违约、优惠条件、索赔及争端解决等条款的审查,核实施工单位提供的竣工结算相关内容的合理性和有效性,为正确核实工程造价打好基础。对项目进行分包的,审查分包合同,重点审查合同的分包项目、范围以及工序间的交接和配合界限,避免重复计算。

  2.施工组织设计的内容审查:施工组织设计由施工单位编制,包括工程施工组织、人员及设备配置、进度计划、分部工程施工方法、质量保证、工期、安全等施工组织措施等。重点是工程的施工方法,特别是土石方工程、基础工程的施工方法和大型设备的配置数量是否与施工组织设计一致。

  3.审查工作量:先审查是否按工程量计算规则进行计算,扣减项目是否全部扣除,计算结果是否正确。审查工程量计算是竣工结算的基础性、重复性工作,涉及面广、数量多、时间长,容易发生差错,应予以关注。

  4.审查分部、分项、子目:通过审查及与施工设计比较,查出有无虚增的分部、分项、子目或对同一分部、分项、子目所包括的内容有无分列计取或重复计取的情况。

  5.审查单价套用是否正确:审查结算单价,应注意:

  (1)实行工程清单报价的工程,实际结算单价是否与报价单价相符;

  (2)按定额结算的工程,套用单价是否与预算定额的单价相符;

  (3)换算的单价是否是定额所允许的,换算过程是否正确;

  (4)补充的单价是否符合预算定额编制原则或报价时关于工、料、机的约定,单位估价表是否正确,是否经过有关定额管理部门或双方确认。

  6.审查材料:材料价格是工程造价的有机组成部分,材料费用占建筑工程的比重约为60~70%,材料的审查尤为重要,审查内容包括两个方面,一是材料用量;二是材料价格。

  7.审查工程取费:审查工程取费应关注:

  (1)审查工程的取费类别是否与工程建设合同或招标文件的规定一致;

  (2)审查因政策变更造成的费用增减的期间划分是否与文件规定一致,对政策性文件变更处理是否符合有关合同约定的条款;

  (3)审查取费程序和计量基础是否符合当地有关部门的现行规定,有无多算或重算的现象。

  四、支付工程款项

  工程款是工程项目顺利进行的基本保障。基建财务会计拨付工程进度款,是参与工程项目全过程管理的核心内容。工程进度款额度较大,手续相对完备,按照基建投资计划,严格履行合同条款,基建财务会计在这一环节起到了至关重要的角色。

  企业拨付工程进度款要与工程进度相适应,同时工程主管部门应提供监理公司出具的工程进度审核确认报告及工程进度决算书。财务要及时统计月份度及累计付款情况,当主体工程的付款数达到合同总额的90%左右时,可不再支付工程款。施工方应开具正式建安发票作为结算依据,对于已付全额发票的工程项目,付工程尾款时可提供收据。施工单位的合同章与支付工程款时所提供的盖有施工单位名称的财务专用章发票应一致,对于无效合同或支付工程款时尚未向财务处提供合同的以及合同专用章与发票签章不符的,收款单位名称账号与合同不符的,没有资金使用计划的,没有按招投标管理办法执行的项目,财务部门拒绝支付。对各单位在建设单位成立的有资金收付权的工程项目部,应有总公司的书面授权文件。

  对于工程尾款,经审计及相关程序后清算,按合同规定预留工程质量保证金。质量保证期满,支付工程尾款时,需填写工程尾款结零支付证明,相关部门签字验收后,随同施工单位与财务的对账单一并交与财务处方可支付尾款。

  五、竣工决算验收

  基建财务会计在这一环节显得尤为繁忙,这也是基建财务会计参与项目全过程管理的充分体现。

  竣工决算是对项目建设的全面总结。在编制基本建设项目竣工财务决算之前,要认真做好各项清理工作,主要包括基本建设项目档案资料的归集整理、账务处理、财产物资的盘点核实及债权债务的清偿,做到账账、账证、账实、账表相符。对于建设周期长、建设内容多的项目,单项工程竣工,具备交付使用条件的,可编制单项工程竣工财务决算,待建设项目全部竣工后编制竣工财务总决算。

  竣工决算时,应收集所有竣工决算依据,主要包括:可行性研究报告、初步设计、概算调整及其批准文件,招投标文件(书);投资计划;经财政部门审核批准的项目预算;承包合同、工程结算等有关资料;有关的财务核算制度、办法;电力行业标准;其他等有关资料。财务处此时应停止基建投资支出,不再发生费用,并及时移交审计部门审计,以免影响年终决算。

  六、严格归口管理

  基建财务会计在工程项目管理中联系着各个职能部门,宛如一根丝带将基建处、规划处、财务处、审计处紧密地联系在一起。在财务内部,完善内部控制制度,按照一定程序,加强管理,保证安全,是执行归口管理制度的充分体现。

  严格执行归口管理制度,工程用款要由基建计划负责人,基建主管负责人签字后,由财务处管理科主管计划的审核人员核对是否与所报计划相符,签署付款意见,编制基本建设付款明细表。严格基本建设资金支付的审批权限:20万元以下财务处主管副处长审批,20万元~50万元由总会计师审批,50万元以上由总经理审批。

  有关的基建计划由财务处管理科负责,会计核算由基建财务会计负责,季报及年终决算报表由基建财务会计负责,管理科协助。各部门权责明晰,分工明确,保证了基本建设项目的顺利执行和有效地运用基建资金,发挥了很好的效益。

  七、其他应注意的问题

  基建财务会计自主参与工程项目的管理工作还应掌握一系列相关信息。工程项目开始时,财务人员应知道基建项目的投资计划。关于该项目的可行性研究报告、项目的基本信息,主要包括项目规模、项目用途、项目的预算及概算数等。财务人员应定期深入到施工现场,真切感受基本建设的重要性,同时看到了拨付工程款后,该项目的形象进度及预期发生的工程。

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