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北京2012会计证电算化课堂笔记:系统初始化复习笔记

第二节 系统初始化

  一、概述

  系统初始化是指将通用会计软件转变成专用会计软件,并将手工会计业务数据移至到计算机中的一系列准备工作,这是使用财务软件的基础。总账系统初始化一般包括:设置基础档案、设置会计科目、设置凭证类别、录入期初余额等操作。

  二、设置基础档案

  (一)设置部门档案

  部门档案设置是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称,以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。掌握操作步骤。

  (二)设置职员档案

  职员档案主要用于本单位职员的个人信息资料,设置职员档案可以方便地进行个人往来核算和管理等操作。掌握操作步骤。

  (三)设置客户档案

  如果企业需要进行往来账管理,必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等其他信息。掌握操作步骤。注意必须先选择末级分类,然后才能输入客户档案。

  (二)修改和删除会计科目

  修改或删除会计科目应遵循“自上而下”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。

  修改或删除会计科目已经输入余额的科目,必须先删除本级及其下一级科目的期初余额(改为0),然后再删除或修改本级科目。

  科目一经使用,即已经输入凭证,则不允许修改或删除该科目,不允许作科目升级处理,此时,只能增加同级科目,而不能在该科目增设下级科目。

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(三)指定会计科目

  指定会计科目是指定出纳专管的科目。指定科目后,才能执行出纳签字,从而实现现金、银行账管理的保密性,也才能查看现金或银行存款日记账。

  例题:

  1.“管理费用”科目通常设置的辅助核算是( )。(单选)

  A.个人往来 B.部门核算 C.项目核算 D.客户往来

  答案:B。各单位对于管理费用通常是按部门进行预算控制的,因此对于管理费用科目应设置部门辅助核算。

  2.删除会计科目时,应先删除上一级科目,然后再删除本级科目。( )

  答案:×。修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则,即先删除或修改下一级科目,然后再删除或修改本级科目。

 四、设置凭证类别 

  通常,系统提供五种常用分类方式供用户选择:

  1. 记账凭证

  2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证

  3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证

  4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证

  5. 自定义凭证类别

  某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制,本系统提供五种限制类型:

  1. 借方必有

  2. 贷方必有

  3. 凭证必有

  4. 凭证必无

  5. 无限制

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   五、输入期初余额

  期初余额录入是将手工资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

  期初余额的录入分两部分:总账期初余额录入,辅助核算科目期初余额录入。

  (一)总账期初余额录入。

  对于没有设置辅助核算的科目可以直接录入起初余额

(二)辅助科目期初余额录入。 

  在录入期初余额时,对于设置为辅助核算的科目,系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应,在输入期初余额时,这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来地,也就是说不能直接输入总账期初数。

  (三)试算平衡

  期初余额录入完毕后,应该试算平衡。期初余额试算不平衡,不能记账,但可以填制凭证;如果已经记过账,则不能再录入、修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”功能。

  例题:

  1.输入期初余额时,上级科目的余额和累计发生数据需要手工输入。( )(判断)

  答案:×。输入期初余额时,余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据是由系统自动计算出来的,不需要手工输入。

  2. 下列关于期初余额的描述中,正确的有( )。(多选)

  A.所有科目都必须输入期初余额

  B.红字余额应输入负号

  C.期初余额试算不平衡,不能记账,但可以填制凭证

  D.如果已经记过账,则还可修改期初余额。

  答案:BC。并不是所有的科目都输入期初余额,对于损益类科目一般没有期初余额。如果已经记过账,则不能再录入、修改期初余额,也不能执行“结转上年余额”功能

 

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