货代公司操作流程操作部工作流程

I、客户服务
　　一、订舱
　　1．客户向我司订舱的
　　2．客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：
　　1）托运人/发货人2）船公司/船名/航次或船期3）起运港4）目的港/中转港5）货名6）柜型、柜量7）运价8）托运人的签字、盖章
　　3．客服人员收到订舱单后，须与SALES核对运价是否正确，并由SALES在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱(特殊情况可先口头与SALES确认,待SALES返回公司再补签字确认)。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4．订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。
　　5．订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：
　　1）新建委托–输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。
　　2）工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“客户服务”以KF开头。
　　3）输入费用明细-主要是应收费用。
　　4）订舱确认–输入订舱号。
　　输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用V。XXX的格式）、开船日期。
　　6．操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：
　　1）托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；
　　2）费用明细应仔细填写，“应收”为向客户收取费用；“应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“到付”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALLIN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；
　　3）需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。SALES在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理(特殊情况如用其他代理,必须公司领导确认)；
　　4）客户需倒签、顺签、预借提单的，须由SALES在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；
　　5）订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写；
　　6）客服人员应在台帐上相应位置签字。
　　7．客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。
　　二、拖车、报关
　　1．出书面申请，公司批准后方能安排。
　　2．安排拖车前，需与工厂或SALES联系确认装柜时间及地点。
　　3．安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/ONBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。
　　4．应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。
　　5．委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。
　　6．客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。
　　7．一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。
　　8．安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI检验及相应安排。
　　9．如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。
　　10．在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。
　　11．在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。
　　12．安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。