秘书资格考试三级章节辅导第一章:会议方案的拟订

（一）会议筹备方案的概述:

　　1.会议筹备方案的内容:会议筹备方案包括如下几个组成部分:
　　（1）确定会议的主题与议题。
　　（2）确定会议的名称。
　　（3）确定会议和议程。
　　（4）确定会议的时间性和地点。
　　（5）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
　　（6）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。
　　（7）确定会议与会代表的组成。
　　（8）确定会议经费预算。
　　（9）确定会议住宿和餐饮安排。
　　（10）确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。 
　　2.会议筹备方案的作用:
　　(1）确保会议的周密组织
　　（2）确保会议服务质量和沟通协调到位;
　　（3）确保会议领导的意图得以贯彻执行 
　　3.电话会议及视频会议 
　　（1）电话会议交流信息的特点 
　　1）电话会议:①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流；缺少文本，难以传递大量细节信息。③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式（如传真、电子邮件）。 
　　2）电话会议信息工作要的要求:电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息；2认真分发会议书面信息材料；3合理安排会场信息传输设备；4按时接通电话；5互相能报出席情况；6做好会议记录。 
　　（2）视频会议 
　　1）视频会议的特点:①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。 
　　2）视频会议信息工作的要求 
　　由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1发出开会信息；2分发文件信息资料；3布置会场；4置与检查会场信息传输设备；5做好会议准备；6采用行集中后分散的形式；7汇总情况信息。 
　　4.远程会议筹备方案的优点:远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。 
　　5.会务机构分工的要求 
　　会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：
　　（1）要根据会议的规模和类型组织人员队伍。
　　（2）会务机构要分工明确、责任到人。
　　（3）加强协调，定期沟通。

　　（二）会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。