2013年秘书资格考试四级辅导资料：第一章第一节第二点

二、提供会议地点的备选方案
(一)相关知识
１．会议酒店的类型划分
(１)按类型划分
1)商务型酒店。这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待中小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅，各种商店、健身房、游泳池等设施。 
2)度假型酒店。这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
(2)按地点划分
1)位于市中心。在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场的距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议策划者一·般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，
良好的口碑常使酒店成为会议策划者的首选会议场所。
2)位于市郊。对于需乘飞机从外地而来的与会者来说，位于市郊的酒店可能不是很合适。从机场至会场和住地要花不少时间，因而不宜选择这类酒店。但对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店还是大受欢迎的。

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２．会议地点选择的要求
要综合考虑各种因素，选择恰当的会议地点。
(1)交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
(2)会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2m2～3m2左右的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时问长的会议场地不妨大些。
(3)场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、投影仪、计算机等。最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚，插座电源及白板、麦克风等要齐全。
(4)场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话、手机、呼机以及访客参观等。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机、呼机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
(5)选择会议地点应考虑有无停车场所。
(6)场地租借的成本必须合理。
(二)示例分析
公司准备在暑期召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一下会议地点，钟苗经过仔细考虑，预订了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且周围环境宜人。
经理及参加培训的人员都很满意。
点评：选择会议地点时要综合考虑多方面的因素。由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区内，可使与会者身心放松。
(三)工作程序
会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下基本步骤都需考虑进去：

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1．会议目的与形态
大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的，少数活动是单一目的。例如，一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动为一体。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。
2．实质上的需求，与会者的期望根据会议的目的，了解会议的实际需求，同时应了解与会者的期望，他们愿意在什么地方召开会议。
3．列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。清单包括如下方面：
(1)所在地区情况。费用(成本)与便利性；是否邻近机 场；轿车或出租车是否足够；是否有充足的停车空间；如果需要，接送交通工具是否充足，费用如何。
(2)会场的环境。环境是否良好；餐厅和饮食；当地有何观光点和购物点；休闲活动；当地治安是否良好；社区经济状况；过去会议举行情况；会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。
(3)会议地点的设施。大厅是否整洁；报到处是否容易找到；会议室隔音设备是否良好；会议室的音响效果，是否有良好音响系统；固定设备如黑板、银幕和家具；视听效果，是否后座的人可以看到银幕；足够的电源插座；洗手间数量、位置，是否干净；衣帽间数量、位置。
根据以上内容，确定会议召开的场地。
4．对会议地点进行确认
确定了会议地点后，大会管理人和会议安排的负责人应视察拟议中的会议场地。核对细目可以包括下列各项：
(1)检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样；要检查每个房间的物质条件，以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间是否能容纳会议要求的座位数字，就要坚持试摆以核对容量。
(2)随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。检查家具、床铺的质量以及全面清洁情况。 
(3)检查会议登记部门、会议管理服务部门以及其他后勤所在地。要便于客人寻找，便于到达所有的会议地点，并有加锁的储藏处。 
(4)检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下，检查每一个餐厅的一般伙食，了解服务质量和员工态度。
(5)假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况。应考虑到参会者来往于会议室如发生困难、造成延迟会使会议停顿的可能。
(6)检查服务项目、营业时问，了解社交与娱乐活动的费用。
(7)了解交通及停车设施。

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5．签订书面合同
会议服务已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。大型会议几乎每一个方面都可以谈判：房租、宴会费用、会议场地、宣传、邮件以及其他大量细节，都可以讨价还价。一旦谈妥一切细节就把口头协议变成书面形式，分别详列每项具体安排。最终合同或协议应包括如下的细节：
(1)确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表。应将有关内容附于签订的协议书之后。
(2)确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。
(3)确定由旅馆提供的免费商品和服务(例如，会议室及其布置、特别装饰、欢迎会的音乐和酒、飞机场接机、特别的娱乐活动、工作人员伙食等)。
(4)说明特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。
(5)确定预定和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。
(6)列明应向参加者个人直接收取的费用。
(7)指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。
协议细节不管多么细微，写成书面合同怎样强调也不过分。随着会期临近，应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅馆装修或其他变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络就可以应对各种变化。
(四)注意事项
1．广泛收集会议地点的信息
酒店、宾馆、会堂、礼堂、会议中心、公共图书馆以及学校都是召开会议的好地点，在网上找会议地点也很便利，也不失为一种好方法。
还可以通过查看“黄页”中的“会议场所”一栏，或者使用Yahoo、Google这样的Internet搜索引擎。
2．实地考察会议地点的注意事项
对于亲临现场进行考察应注意以下6点：
(1)会见能作决策的人，有利以后解决可能出现的问题。
(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
(3)不要出于个人原因再次参观酒店。
(4)不要带家属同行参观。
(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
(6)要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

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(五)相关链接
1．会议类型与地点选择的关系
选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。会议活动的群体性特征决定了会议信息传递的当面性和实时性，因此，传统的会议形式都是把与会者召集起来进行面对面的信息传递和沟通。随着科学技术的发展，现代会议的手段也日新月异，出现了许多新的形式，如电话会议、电视电话会议、视频会议等，会议地点的观念也随之发生了很大的变化。现代会议的地点可以分成若干个会场，会场也不一定要设在单位和宾馆里，凡是有电话机、电视机和计算机终端的地方，都可以成为分会场，这就使会议的举行更为灵活、方便和快捷，从而大大提高会议的效率。但是面对面的群体会议也是必不可少的，依然起着重要的作用。 
公司会议一般是在公司会议室，靠近公司总部、接近公司办公地点，符合公司的地位，或者是富有吸引力的地点(例如，奖励旅游会议一般在风景区、旅游点)，不一定要在几个固定地点轮流召开。在选择酒店时，公司会议往往先考虑会议服务和设施，再考虑其他娱乐设施，交通的便利程度对于年会的召开也颇为重要，而培训会议还可能会选择较偏僻、远离市区的酒店举行。某些会议还需要会场为其提供展览的地方，把会议厅和展览厅结合起来，大型会议厅附设小型会议室等。
2．会议地点选择的建议
(1)研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。
(2)学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)。
(3)举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。
(4)重大的奖励、表彰型会议的装饰一定要有档次。
(5)对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市交通必须便利。