2014年秘书资格三级章节复习笔记之第二章:办公室日常事务管理

　第二章第三节办公室日常事务管理

　　一、改进办公室日常事务工作

　　(一)基础知识:改进办公室日常事务工作流程的基本思路有：①重新安排;②修改;③替换;④合并;⑤精简。

　　(二)工作程序: 无论是复杂流程还是简单流程，都包括以下几个基本步骤：定义→评价→分析→改进→实施

　　(三)工作流程分析改进的基本步骤: 工作流程分析与改进的目的可以简要地概括为需要回答的3个问题：①我们现在何处(现状)?②应在何处(改进的目标)?③如何到达该处(改进的方法)?

　　二、处理突发事件

　　(一)基础知识

　　1.突发事件的种类:可能出现的突发事件常有以下几种：①火灾;②伤害;③疾病;④炸弹威胁或恐慌。2.处理突发事件的原则:(1)快速反应，控制事态发展;(2)以人为本，保护公众利益;(3)公开透明，真诚面对公众;(4)重塑形象，置之死地而后生3.事故情况记录表:《事故情况记录表》通常记录下面的信息：①事故日期;②事故地点;③事故涉及的人员;④事故的证人;⑤事故过程的概述;⑥填写事故记录薄的人员签名。4.工作情况报告表记录在事故报告表上的信息主要有：(1)完成表格人员的姓名、身份。(2)事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、职务。(3)发生事故的日期、地点。(4)事故的细节及对事故的看法，(5)进行的急救行动和医疗处理的情况，包括由谁进行。(6)必要时还要记录事故证人的姓名和职务。(7)填写表格的人员签名和日期。

　　(二)处理突发事件的工作程序考试用书

　　1.突发事件的预防措施:(1)以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中详细地记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时具体处理程序。(2)用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。(3)张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应得布告，让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名。(4)实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动。(5)明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦有情况，由他们担当处理。(6)保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如有报警装置、灭火器、急救包等。(7)保证定期检查和更新设备，如灭火器、急救包、报警装置的定期检查和维护。

　　2. 突发事件的应对措施是：(1)准备清除的书面紧急情况处理程序。(2)用这些紧急情况处理程序培训所有人员。(3)在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序。(4)实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序。(5)明确员工在紧急情况下的职责。(6)保证工作场所受过紧急情况处理培训的人员。(7)保证配备相关的设备和资源以随时处理情况。(8)保证定期检查和更新设备。

　　3.处理突发事件的工作流程:(1)及早发现，马上报告，并保护好现场;(2)查找问题的原因;(3)成立临时指挥中心;(4)控制源头，釜底抽薪;(5)召开新闻发布会

　　三、完成督促检查工作

　　(一)基础知识

　　1.督查工作的内容:(1)上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。(2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况。(3)本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况。(4)新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答复与处理情况。(5)人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况。(6)下级单位请示事项的答复与办理情况，以及基层请求上级机关帮助解决问题的办理情况。(7)秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专项督查，并经上司批准的重要事项。

　　2.秘书督查工作的特点有：复杂性，原则性，时限性和权威性。

　　3.督查工作的原则有：(1)实事求是的原则;(2)主动性的原则;(3)分层次落实原则;(4)时效性原则;(5)督查与帮办相结合的原则。

　　1.督查工作的方法督查工作的方法有：(1)书面督查;(2)电话督查;(3)专项督查;(4)会议督查;(5)调研督查。

　　(一)工作程序:上司交办事项督查的程序为：交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档。