2014年三级秘书资格办公设备管理复习：合理调配和利用办公资源

合理调配和利用办公资源

　　1.制订合理的调配计划

　　2.建立办公资源运行档案

　　(1)办公资源运行档案的主要内容

　　1)购买信息。

　　2)保修信息。

　　3)维修合同。

　　4)操作指南。

　　5)所有资源情况列表。

　　6)基本信息。

　　7)日志记录和故障登记。

　　(2)建立办公资源运行档案的程序

　　1)了解情况。对本单位办公资源的基本情况了解清楚，包括名称、数量、种类、存放位置、运行情况等。

　　2)分类。对办公资源进行分类，通常按资源的使用情况分为：设备类、用品类、车辆类、房屋类等，不同类别的资源应采取不同的管理方法。

　　3)建档。对各类办公资源中的每一项资源都要分别建立档案，详细做好记录。

　　4)分析。定期对办公资源档案进行分析，主要包括办公资源的运行状况?办公资源是否被充分利用?办公资源维护情况?耗材及使用过程中的费用支出情况?

　　3.管理办公资源的注意事项

　　(1)及时更新记录。

　　(2)按规定清退办公用品、设备等，当员工调离时，应及时退回领用的办公用品、设备，防止办公资源流失。

　　(3)掌握人员流动情况，及时调配办公资源。

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