2013年秘书资格考试四级辅导资料:会后落实

第三节 会后落实
　　学习目标
　　本节内容主要介绍了会后落实工作中的会议文件的收集、整理、立卷归档，会议纪要的整理印发，会议经费的结算及对会议决议事项的检查催办等。通过对本节内容的学习，使学习者了解确定会议文件资料的收集整理的要求，会议纪要的内容和要求、会议经费结算的方法及跟踪反馈落实会议精神等，从而实现四级秘书所应具备的实际会务操作能力。
　　一、会议文件资料收集整理的要求
　　(一)相关知识
　　会议结束时，秘书要做好会议文件资料的收集、整理和归档工作，及时送交有关人员妥善保管。
　　1．收集会议文件资料的要求和内容
　　(1)收集会议文件资料的要求
　　1)确定会议文件资料的收集范围。会前分发的保密文件要按会议文件资料的清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。
　　2)收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
　　3)选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
　　4)与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续。认真检查文件资料是否有缺件、缺页、缺损的情况。及时采取措施补救毁损的文件资料。
　　5)收集整理过程中要注意保密。
　　(2)需收集的文件资料
　　1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
　　2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
　　3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。
　　2．会议文件的立卷归档
　　会议文件资料的立卷归档是指会议结束后依据会议文件的内在联系加以整理，分门别类地组成一个或一套案卷，归入档案。这是将现行会议文件转化为档案的重要步骤，是档案工作的基础。
　　(1)会议文件立卷归档的意义。在会议文件完成了现行使命，即它们被阅办讨论之后，由于它们记载了公司的工作活动，在此后的工作实践中可能需要经常找出来作对照、作参考，因而具有查考作用。这说明会议文件具有史料性特点，有立卷归档的必要性。同时，为了便于管理和查找档案，也要求会议文件先立卷而后进入档案保管。搞好会议文件的立卷归档工作，
　　对于科学保管和方便利用档案具有重要意义。主要有以下4点：
　　1)保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。公司的日常会议过程中讨论和形成的文件种类、数量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一个会议中，必然要涉及和形成许多文件，它们之间有着密切的联系，不仅需要把具有查考价值的全部会议文件完整地保存下来，而且还要依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、鉴定、区分，组成案卷。这样才能够很好地反映公司活动的历史面貌，并便于查考和利用。
　　2)保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。会议文件是公司活动的第一手珍贵的历史记录，是公司会议活动的真实记载，通过立卷归档，完整地将会议文件收集保存下来，可以真实地体现公司的工作进程和历史面貌。
　　3)保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。会议文件内容广泛，数量很多，如不加以系统整理，不仅不便于使用，而且容易磨损散失，特别是零散的会议文件按～定的规格要求立卷，装订成册，可以避免文件破损和散失、丢失和泄密，有利于保存和管理。 -
　　4)保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。公司的文件是公司档案的来源，会议秘书部门将讨论完毕的文件立卷，算是完成了文书处理工作。案卷移交给档案部门以后，会议文件便从运转过程进入了档案管理阶段。所以，立卷是档案部门的工作对象，立卷工作是档案工作的基础，立卷的质量直接影响档案的质量。
　　(2)会议文件立卷归档的范围和分工。公司曰常处理的会议文件很多。在众多会议文件中，绝大多数需要留作查考，但其中也有少数没有查考价值，这就需要明确规定会议文件立卷归档范围，以确保有保存价值的会议文件资料能完整地立卷保存，做到既不遗漏，又不重复庞杂。同时还应明确立卷归档分工，避免遗漏和不必要的重复。会议文件的立卷归档要严格遵守档案制度，要把会议过程中的一整套文件资料进行分类归档。

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　　1)会议文件立卷归档范围
　　①根据国家档案局有关规定，会议文件立卷归档范围是：
　　◆与会人员大会、与会人员会议、各种例行会议、工作会议和其他各种会议所形成的全部会议正式文件资料，如决定、决议、指示、计划、报告、开幕词、闭幕词等及其复印稿。
　　◆上述会议的参考文件资料。
　　◆上述会议的出席、列席、分组名单。
　　◆上述会议的议程、日程和程序。
　　◆上述会议的书面通知、来往重要电报、电话记录等。
　　◆上述会议的会议记录、发言稿、简报、快报、纪要及其复印稿。
　　◆领导在上述会议上的报告、讲话、谈话及其复印稿。
　　◆上述会议的选举材料。
　　◆上述会议有关的图表、照片、录音带、录像带等。
　　◆上述会议的证件。
　　◆上述会议的记事表。
　　◆上述会议的总结情况。
　　◆会议总结。
　　◆与会人员名单、联系方式。
　　◆其他有关资料。
　　此外，对于外出开会带回来的重要的、有价值的文件资料，也应立卷归档。
　　②不需要立卷归档的会议文件资料。根据《国家档案局关于几项不归档的文书材料的销毁暂行规定》，下列会议文件资料不需立卷归档：
　　◆重份文件。对于一式多份的会议文件资料，只须保留一两份，其他多余份数不必保存。
　　◆事务性、临时性、没有查考价值的文件资料，如召开一般业务性会议的临时通知等。
　　◆未成文的草稿和一般性文件的历次修改稿，文件资料起草人在构思撰写过程中起草的未成文、未经审批的提纲、素材、底稿等，不需立卷归档。但重要会议讨论的关于法律、法令、指示等立法性文件资料，领导指导性文件和其他属于政策方针、长远计划等方面的文件的定稿和历次修正稿均须保存。
　　◆内容被其他文件包括的文件资料。
　　对于上述无须立卷归档的文件资料，可以进行简单的整理、登记，按照文件销毁手续销毁。
　　2)会议文件立卷归档分工。进行立卷归档分工是为了避免公司不同部门之间会议文件资料立卷发生不必要的遗漏或重复。
　　(3)会议文件立卷的基本原则和方法
　　1)会议文件立卷的基本原则。会议立卷工作的基本原则是“一会一案”。即以会议为单位立卷，按照会议文件资料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，反映公司工作活动的特点和真实面貌，便于保管和利用。
　　2)会议文件立卷方法
　　①编制案卷目录。会议立卷工作在正常情况下，应依据事先编制好的案卷类目来进行。案卷类目是每年初在实际文件尚未产生之前，根据公司性质、职权范围、内部组织结构情况、当年会议工作计划、任务和一年中可能产生的会议文件情况，参照往年的案卷类目，按照立卷要求拟制出的案卷分类名册。这是一种比较详细具体的立卷规划。编制案卷类目可以由会议秘书部门的有关工作人员提出方案，经主管领导批准即可。
　　②灵活运用文件的特征立卷。每一份会议文件都有其一定的特征。一般来说，一份文件主要由作者、名称、内容、收文机关和形成文件的时间等几个基本部分组成，可以概括为6个特征：部门特征、时间特征、名称特征、作者特征、地区特征、通讯者特征。会议立卷就是按会议文件资料的共同特征或以一个特征为主结合其他特征组成案卷。通常来说，一卷之内结合使用两个以上特征立卷，是比较科学的方法。

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　　(4)会议文件立卷工作程序。本部分主要针对的是会议文件立卷工作，对于信息的立卷归档可参考文档管理部分。
　　1)大中型会议文件立卷
　　①收集资料。这是立卷工作的第一步，要按会议文件立卷范围将会议中形成的所有文件、资料及时完整地收集起来。
　　◆分发会议文件时须留出必要的份数。一般印发的以保存两份为宜(不包括原稿)。重要会议文件的初稿、历次修正稿也应保存，如有复印稿，亦应保存一份。
　　◆注意收集领导阅办完的会议文件资料。
　　◆注意收集会议的非正式文件，如来往电报、电话记录、证件等。
　　②甄别整理
　　◆检查收集的文件资料是否齐全完整，如有未收集的应尽快收集起来。
　　◆剔出不需立卷归档的会议文件资料。
　　③分类归卷。即对会议所有文件、资料进行大体分类，区分为主要文件资料、一般文件资料、参考文件资料、大会发言、书面发言、领导讲话、会议简报、会议快报、有关文书资料等，然后按问题和时间特征立卷。一般来说，会议主要文件资料(报告、决议、结论及主要负责人的重要的讲话等)单独立卷；一般文件资料及参考文件资料，分别按问题特征立卷；大会发言按发言日期立卷；书面发言按地区或单位立卷；通知、来往文书均按时间立卷。
　　④组卷。组卷时最好将永久、长期、短期3个保管期限的文件分别组卷。同一类问题的文件、资料集中组卷，按照文件张数多少，多的可分几个属类汇成若干卷，少的可将若干属类汇成一卷。卷内文件资料按重要程度和时间进行排列，同一文件资料的不同修改稿按时间先后顺序排列，定稿放在前面。同时为使案卷不受污损，要拆除文件、资料上的金属钉和障碍物，注意文件资料页码顺序的排列。
　　⑤卷内文件编目。定卷以后在会议文件资料上加盖编目章(包括卷号、顺序号)，以卷为单位编排标注页号，第一页在右上角，第二页在左上角，把每份文件在卷内的位置固定下来。然后按顺序填写卷内目录，没有标题的文件要代拟标题。
　　⑥填写卷内文件资料备考表。即对每次会议卷内文件资料情况作必要的说明，说清楚文件资料来龙去脉、形成过程、文件资料重要程度和卷内文件变动情况等，字迹要清楚，卷面要整洁，立卷者、检查者还要签注姓名和立卷时间。
　　⑦拟定案卷标题。每个案卷要拟定标题，一般应反映出会议名称、作者和主要内容。它是查找利用文件的基本线索，因此所拟标题要确切，语言要通顺精练，概括性强。标题通常由作者、问题、名称3部分组成。
　　⑧填案卷封面。案卷封面要用毛笔或钢笔正楷书写，字迹要清楚、整洁，卷皮所列项目应填写齐全，卷皮起止日期均以卷内文件资料的最早和最晚日期为准。
　　⑨案卷排列。大中型会议文件资料的分卷，也按保管期限、重要程度和时间排列。
　　⑩编写案卷目录。案卷目录是登记案卷和提供利用档案的基本工具，是立卷部门向档案部门移交案卷的手续和凭证，也是档案部门检查、统计案卷的依据。要按案卷排列顺序逐卷逐项填写案卷目录，打印一式三份，两份随案卷移交档案部门，一份留存备查。
　　上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门。在正常情况下，应在第二年上半年将上一年的案卷向档案部门移交归档。归档时交接双方应按照案卷目录清点核对无误后，履行签字手续。
　　2)日常工作会议文件资料立卷。日常工作会议文件资料立卷，也要从收集资料做起，搞好甄别整理。然后是组卷、拟定案卷标题。其他如卷内文件资料编目、备考表的填写、卷皮的填写、编写案卷目录等，与大中型会议基本相同。上述工作完成后，即可按归档要求移交档案部门归档。
　　(二)示例分析
　　例文l
　　会议文件资料的立卷归档
　　在一次商务会后，新来的秘书面对一大堆会议文件资料不知怎样立卷归档。她把主要文件与一般文件混在一起归档，在编写目录时将本公司部门的与通讯者的混在一起。秘书钟苗看到这种情况后，耐心地告诉她立卷归档的基本程序及注意事项，并手把手地交给她具体的操作步骤。
　　例文2
　　某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署的意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。
　　点评：秘书需要重视文件资料的立卷归档工作。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。立卷归档应该根据会议类型和材料多少而定。，
　　秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后查找、利用。会议文件资料的立卷归档工作要严格遵守档案制度。及时将与会人员名单、议程汇报的资料、会议记录、会议纪要，会议照片、录像、录音等相关文件资料组卷归档，注意分门别类或按时间顺序装订成册。
　　(三)工作程序
　　根据上述文件资料立卷归档的程序介绍，可以将其基本程序简单归纳为：将收集的文件资料进行登记一一向上级总结、汇报情况一甄别整理、分类归卷一卷内文件的排列一卷内文件的编号、编目一填写卷内文件的备考表一案卷标题的拟制一填案卷封面一移交给档案室一清理、销毁不再利用的纸张。
　　会议文件多属草稿性质或参考性质，并带有保密性，所以会议文件在会后多数应收回。有关会议的文件及原材料、照片、录音磁带等，都是宝贵的资料。会议结束后，秘书应立即收集整理，分类归卷，保存起来。会议档案整理一要及时，二要完整。秘书需要对收回的文件进行登记，并及时向领导作汇报。对重要会议的资料、具有考查价值的文件在处理完毕后，依据其相互的内在联系，迅速进行分类、立卷，建立专门的档案，既方便查找，又可以对下一次会议提供参考。文件资料归档后应由有关人员保管，不要保留在个人手中。
　　大会文件基本上是按重要程度和时间进行排列的，如开幕词、领导讲话、报告、决议、大会文件、大会发言、书面发言、参考资料、大会的来往文书、通知、纪要等，有关选举方面的文件要单独排列在后边。
　　按照会议文书立卷归档的要求，每份文件均应保存3份。即一份原稿、两份印稿。重要文件的初稿和历次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大会文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原来编号存放或按问题汇编成册，以备查找利用。为了会后利用方便，对所保存的会议文件应该按问题分类编出卡片，作为索引。
　　在按照文书立卷的原则和方法将会议文件资料立成案卷以后，应该按照归档制度的具体要求，办理好向档案部门的移交工作。这样，整个会议文件资料的立卷归档工作即告结束。对于整理完毕不再有使用价值的纸张或清退后需要销毁的会议文件、简报等，应先登记造册，然后按规定进行销毁。严禁将会议文件、简报等当废纸出售。
　　(四)注意事项
　　1．整理会议文字记录
　　(1)熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。
　　(2)善于对讲话中的不足之处进行补正。口头表达有明显的随意性。做记录整理，或将讲话整理成文章，有的甚至作为指导性或指定性文件下发时，就要求整理人能鉴别出过之、不及和疏忽之处，加以补正，这也体现一种能动性。
　　(3)加强写作训练，提高写作水平。要把口头语言转换成书面语言，做到既保留讲话人的风格，又要观点鲜明、条理清晰、文从字顺。
　　2．整理会议录音
　　整理录音的工作，就是根据所录语言的中心思想，删除不必要的语言，补充和修改不足、不恰当以及没有录进去的内容，使整理稿成为中心明确、条理清楚、文字通顺、内容连贯的书面材料。
　　录音整理是针对讲话、发言没有文稿或讲话、发言与文稿差距较大的情况而开展的。对于照本宣科所作的录音，就没有整理的必要，只要把录音磁带存档即可。
　　整理录音既要借鉴整理文字记录的方法和技巧，也要结合录音的特点，掌握一些方法和技巧。
　　(1)删除。在整理过程中，要删除不必要的、重复的语言。还要根据讲话稿的用途，删除不宜公开的材料，对明显的错误说法给予删除或代为改正，删除过多的举例，只留下最能说明问题的一个。
　　(2)|增加。在整理过程中，应该增加一些作为书面文章必不可少的内容，如补充语句、标点、标题等。
　　(3)修改。这里所说的修改主要是指语法、写作上的修改。如果讲话人表达不规范、不严谨、不确切，引文不准、层次混乱、衔接不好，就要对录音进行修改。在整理录音时，要特别注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。
　　(4)送审。录音整理好后，要送讲话人、发言人审阅。讨论性的发言除了给发言人审阅外，还要送会议领导、主持人审阅。这样，一方面，讲话人、发言人、会议领导、主持人可以对自己的讲话作些修改；另一方面，也可避免因整理者水平所限而造成的整理错误。送审既是对讲话人的尊重，更重要的这是一种工作程序，必须按工作程序办。
　　(5)整理录音在技术上要注意的事项。一是在整理时，千万不要按错键。如果按下录音键，那就无法补救了。为了避免按错键而把录上的内容抹去，保险的办法是在整理录音前先复制一份放好，这样就万无一失了；二是为避免过多地按键，在整理录音时，可使用录音机的暂停功能，放一句录音，记一句。如果用的是变速的录音机，可慢速放音，这样，整理者能够记得过来；三是重要的会议录音不要在家中整理，以免泄密。

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　　(五)相关链接
　　1．清理文件
　　会议过程中形成的大量文件在会议结束时要认真清理。清理的办法是“收、存、带、销”。所谓收，就是对机密以上等级的会议文件，要一份不少地收回；所谓存，就是对今后工作有查考价值的会议文件，要及时汇编成册，立卷存档；所谓带，就是对有些需要与会人员带回各单位传达学习的文件，要办理登记手续，让与会人员带回；所谓销，就是对用后回收的多余的会议文件，要按照有关规定予以销毁，确保会议文件安全。
　　2．案卷移交须办理移交手续
　　文书立卷工作结束，就要与档案部门商定归档事宜，以便及时办理案卷移交手续。案卷移交必须遵循归档制度。
　　(1)移交前，档案部门应当检查案卷质量。
　　(2)移交时，交接双方要根据移交目录仔细清点案卷，按案卷封面、卷内目录、卷尾备考表核对每个案卷内的公文。
　　(3)清点、核对无误后，交接双方在案卷移交目录的备考表移交人、接收人栏内签名，并签注交接时间。
　　3．正确区分会议文件保管期限
　　根据案卷内容的重要程度确定保管期限，并在可能的条件下将保管期限不同的文件分开立卷，有利于文件的管理和鉴定，也有利于文件的提供利用工作。根据国家档案局有关规定，会议文件的保管期限分为永久、长期、短期3种。