2013年秘书资格考试四级辅导资料:反馈会议信息

五、反馈会议信息
　　(一)相关知识
　　1．反馈会议信息的内容
　　(1)反馈会前信息。在会议召开之前，秘书人员要及时反馈会议的策划、宣传、筹备和组织方面的信息，以便及时地掌握会议的进展情况，了解与会者的态度和会议组织在人、财、物等方面的问题和实施状况。
　　(2)反馈会中的信息。在会议的召开过程中，通过召开联络员会议、阅读各种会议记录和会议简报，以及与参会人员座谈交流，及时捕捉会议过程中的动向，使会议的目标能够如期完成。
　　(3)反馈会后传达落实的情况。会后对会议精神的传达和落实是会议工作产生实效的关键所在。可以通过座谈会、电话和问卷等形式对会后精神的落实情况进行全面的反馈，并在此基础上进行修正。
　　2．反馈会议信息的要求
　　(1)会议的信息反馈要注意点面结合，正负反馈结合，不仅要看到成就，更要收集会议未能有效解决的问题和议而未决的事项。
　　(2)会议信息反馈的目的要明确，要看服务对象。
　　(3)充分重视会议的反馈信息沟通，正、负反馈都要力求做到适时、适量、适度。
　　(二)示例分析
　　风雷公司在2002年未召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹搜集会议各方面的信息资料，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些负反馈的信息，希望她能改进这方面的工作。
　　点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径的方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。
　　(三)工作程序
　　(1)布置会议信息收集工作。在会议的筹备之初，就要对会议的有关工作人员进行会议反馈信息的布置，并建立起有效的沟通渠道。
　　(2)会议信息的搜集渠道的选择和建设。由于会议信息内容和载体的多样性，应通过组织渠道、人际渠道建立一个广泛的搜集网络，同时根据会议内容与特点选择主要渠道。
　　(3)建立定期的会议信息反馈制度。定期会议信息反馈，是指重视会议信息的时效性，确定会议信息的反馈周期和时限。
　　(4)做好会议信息的反馈汇报工作。会议信息的汇报工作是指对会议的精神和决定的执行情况要定期以书面和口头的形式向领导汇报，并听取领导指示。
　　(5)抓好会议反馈信息的落实工作。会议反馈信息的落实工作是指根据向领导汇报和向有关部门反馈的结果，对下一步执行和修正情况的跟踪与落实。

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　　(四)注意事项
　　1．会议信息的反馈时机
　　(1)在会议工作进展顺利时反馈。在此时反馈，有利于鼓舞士气，营造良好的氛围。并可通过负反馈信息，帮助组织者保持清醒的买脑。
　　(2)在会议工作出现问题时反馈。在此时反馈，可以帮助 人们及时发现问题，及时解决问题，使各种漏洞能够及时得到补救。
　　(3)在会议工作处于停滞时反馈。这种反馈有助于通过目前的状况，寻找会议工作下一阶段的突破口，发现会议组织过程中存在的隐患，及时制定预防措施。
　　2．选择会议信息的反馈形式
　　(1)正面指导反馈是积极的反馈，是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。
　　(2)建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。
　　(五)相关链接
　　会议信息的反馈方式
　　(1)口头反馈
　　1)团队反馈。即一个人给大家提意见，反馈情况。
　　2)一对一反馈。即一个人给另一个人反馈。
　　(2)书面反馈。反馈可以用书面形式，这样比较正式，反馈的内容有据可查。
　　(3)会议反馈。即采用反馈会、传达会、座谈会的形式，将会议的信息反馈给参加者。