2013年秘书五级第三章文书拟写与处理第三节文档管理考点

　第三节　文档管理
　　本节重点
　　了解档案、档案收集、归档的含义，熟悉档案的特点与种类，掌握立卷归档工作的内容、方法与要求，能够鉴别需要归档的文件，进行文书的立卷归档。
　　一、归档范围的确定
　　(一)相关知识
　　1．档案的概念与特点
　　档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。
　　档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特点。原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事物的本质所在。
　　2．档案的种类
　　依据不同的标准，档案种类划分结果不同。常用的档案种类划分是：
　　(1)公务档案与私人档案
　　公务档案是公务机关或其他社会组织在公务活动中形成的原始记录。私人档案是个人在私人生活中形成的原始记录。
　　(2)历史档案与现行档案
　　历史档案是形成时间较早，主要起历史文化作用的原始记录。现行档案是形成时间较晚，对人们的现实工作、生活产生实际作用的原始记录。
　　(3)文书档案、科技档案与专门档案
　　文书档案是在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。科技档案是由人们在科技、生产活动中形成的科技文件材料转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告。
　　专门档案是在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案。
　　3．归档、档案收集的含义
　　各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存，即为归档。
　　档案收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。
　　4．归档制度的内容
　　(1)归档范围
　　归档范围指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本单位工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围。
　　(2)归档时间
　　归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交。
　　(3)归档要求
　　归档要求是单位文书部门向档案部门移交档案时应达到的质量要求，也是档案部门接收档案时的验收标准。

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　　(二)示例分析
　　这是初萌第一次进行归档工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后进行文件的选择。到底哪些文件要归档呢?初萌真有点难以取舍。拿起一份文件，觉得重要；再拿出一份文件，认为有用，哪份都舍不得放弃。于是初萌请同办公室的老王帮忙把把关，老王看了看这些文件，很快从里面挑出了介绍信、客户来信、会客登记表等不需归档的材料放在一边。
　　点评：进行归档工作，首先要从办理完毕的文件中挑选出有保存价值的文件。应以归档文件范围为依据确定归档文件，把不该归档的文件进行归档不仅会浪费时间、空间，还会给日后的查找、利用带来不必要的麻烦。
　　(三)工作程序
　　1．熟悉归档范围
　　一个单位形成的文件材料并不是都要归档，只有那些有保存价值的文件材料才需归档。因此，归档工作开始前秘书要熟悉归档范围，知道哪些文件材料应该归档、哪些文件不应该归档，做到心中有数。一个单位应归档的文件材料主要有：
　　(1)上级来文
　　需要贯彻执行的上级重要会议文件；上级业务主管部门的法规性文件；上级视察工作形成的文件材料；代上级草拟并被采用的文件；上级单位转发本单位的文件等。
　　(2)本单位形成的文件
　　本单位代表性会议、工作会议和专业会议文件材料；本单位的各种正式发文；本单位的请示与上级的批复；反映本单位业务活动的文件材料；本单位的各种工作计划、统计报表；本单位领导公务活动中形成的重要信件、电话记录；本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；本单位的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位重要活动事件的简报、荣誉奖励证书；信访工作材料；本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料；本单位外事活动中形成的文件材料等．
　　(3)下级报送的文件
　　下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；下级单位报送的法规性备案文件等。
　　(4)相关文件
　　普查工作中形成的文件材料；同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件；有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件；同级机关和非隶属单位与
　　本单位联系、协商工作的文件材料等。
　　2．分析文件内容
　　对仅从题目上无法判断可否归档的文件，秘书要阅读、分析文件的内容，判断文件的价值。
　　3．确定是否归档
　　根据对文件内容的了解，按照归档文件的范围，从形成的文件材料中选择出具有凭证和参考价值的文件材料。
　　(四)注意事项
　　不属于归档范围的文件材料主要包括：
　　(1)本单位的重份文件。
　　(2)一般事务性的无查考、保存价值的文件。
　　(3)上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料。
　　(4)上级单位征求意见的未定稿的文件。
　　(5)未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿。
　　(6)未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件。
　　(7)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
　　(8)无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信。
　　(9)单位内部互相抄送的文件材料。
　　(10)本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。
　　(11)为参考目的从各方面收集来的文件材料。
　　(12)参加主管单位召开的会议但不需要贯彻执行的文件材料。
　　(13)非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
　　(14)下级单位送来参阅的简报、情况反映等文件材料。
　　(15)越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料。
　　(16)下级单位抄送备案的一般性文件材料。

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二、文书的立卷归档
　　(一)相关知识
　　1．立卷的含义
　　立卷是将文件组合成案卷的工作。
　　2．文书归档的要求
　　(1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。
　　(2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交清单核对清点，确保清单无误后，双方签字，各留一份，以备查考。
　　(二)示例分析
　　为了提高归档案卷的质量，档案室安排有多年档案管理经验的老李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌，做好立卷归档工作，要认真进行文件材料的收集，既全面收集反映各项工作的文件材料，又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料；既收集纸质文件材料，又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、新型载体的文件材料，确保文件材料的齐全完整。纸张破损的，要进行裱糊；用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文件材料，必须进行复制或做必要的技术处理，以保证文件的长久保存。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见，将收集的文件组成案卷。最后，老李对案卷的质量进行了检查验收，评价初萌的案卷质量达到要求。
　　点评：立卷归档有严格的应该遵循的工作程序和方法。秘书要遵循归档制度的要求，对单位工作中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，经立卷归档移交给档案部门。
　　(三)工作程序
　　1．收集文件
　　将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。
　　2．鉴别文件
　　对收集的文件材料进行分析，鉴别出需要归档的文件材料。
　　3．归卷
　　根据归档文件材料的特征，将文件归入案卷。
　　4．调整
　　仔细检查归卷的文件材料是否齐全，是否有重份文件或不需要立卷归档的文件；检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量，进行适当的调整，最后确定组卷。
　　5．文件的排列、编号与编目
　　根据卷内文件数量、来源、时间等情况，按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺序后，按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和备考表。

三、装订档案
　　(一)相关知识
　　1．档案装订的方法
　　(1)线装式。常见做法是用缝纫机在文件左上角或左侧轧边，对于较厚的文件也可采用“三孔一线”的装订方式。
　　(2)变形材料。使用变形材料装订方法简单，但对材质要求较高。金属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必须采用质地优良的不锈钢制品；塑料制品必须有足够强度，以免断裂。
　　(3)粘接式。一般采用浆糊、胶水粘贴的方法，成本较低。
　　但这种方式可逆性差，‘复印及扫描时不能拆除。
　　2．档案装订的要求
　　(1)去掉每份文件上原有的订书钉。
　　(2)检查是否有漏页、重页和倒页。
　　(3)对残破的文件进行修补。
　　(4)装订不能覆盖任何文字。
　　(5)装订一定要结实牢固。
　　(二)示例分析
　　2005年年底，天地公司的档案管理人员为了降低成本，提高效率，在批发市场买了浆糊和胶水，采用粘接法进行档案装订，很快就把大量档案装订完毕。2004年9月8曰，行政经理要查阅2003年形成的办公室管理规定。当档案管理人员调出这份文件时，不禁大吃一惊，浆糊粘接的这份文件，由于浆糊浸到了文字，字迹已经模糊不清了。
　　点评：进行档案装订，装订方法十分重要，关系到档案的保管与利用。秘书必须了解档案装订工作的程序与方法，确保装订的档案不致破损。
　　(三)工作程序
　　1．整理归档的文件
　　归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
　　2．修整归档的文件
　　(I)修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处被磨损的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固文件。
　　(2)复制字迹模糊或易褪色变质的纸质文件。采用复印的方式，对字迹模糊或易褪色变质的纸质文件进行复制。
　　(3)对超过A4纸张边缘的文件进行折叠。折叠时，尽量减少折叠次数，折痕最好位于文件字迹之外。文件页数较多时，单张折叠，方便归档后的查阅利用。
　　3．选择装订方法
　　针对线装式、粘接式、变形材料装订方法和文件的特点，确定一种装订方式。
　　4．装订归档文件
　　根据选择的装订方法，把归档文件用线绳或浆糊、胶水、变形材料组装起来。
　　(四)注意事项
　　(1)穿孔式和铆接式方法对档案破坏较大，不宜用于归档文件的装订。
　　(2)任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。