2013年秘书资格考试四级辅导资料:会议的记录工作和简报工作

　三、做好会议的记录工作和简报工作
　　(一)相关知识
　　1．为会议记录做好准备工作
　　准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。
　　在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位图(特别是对新任秘书的人员来说)便于识别会议上的发言者。提前参阅一下其他的会议记录，揣
　　摩一下其行文结构、细节内容。在利用录音机的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。
　　2．会议记录的内容
　　(1)会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。
　　(2)与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。
　　(3)缺席者请假条。
　　(4)宣读上次会议记录。
　　(5)由会议记录中产生的问题。
　　(6)通讯情况。
　　(7)一般事务——决议应包括会议上的确切措词。
　　(8)其他事务——按在会上进行的顺序记录。
　　(9)下次会议日期。
　　(1 0)主席签名。会议记录在主席签上名后应写上会议日期．
　　(二)示例分析
　　艺海股份有限公司董事会会议记录
　　董事会例会
　　2002年4月1 4日
　　宣布
　　2002年4月14日上午1 0：OO艺海股份有限公司董事会例会
　　在北京海淀××大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有
　　符合法定人数的人员参加了会议，他们是：
　　高杰(董事长)
　　刘明(副董事长)
　　白雪(秘书)
　　欧阳军(财务主管)
　　安慧(董事)
　　郭利(董事)
　　代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。
　　记录：
　　秘书白雪宣读了2002年3月1 0日会议的记录，并在宣读后获得通过。
　　财务状况：
　　财务主管欧阳军提出的一份财政报告显示，2002年2月28日，公司的流动资金余额为2576．98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。
　　公司其他活动报告：
　　主管公司企划部的副总经理郭利(董事)报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款l 0万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。
　　新的事项：
　　安慧董事提出在5月1 4日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此动议得到了郭利董事的附议并获一致通过。
　　休会。
　　已无其他问题，会议于上午ll：50结束。
　　秘书(签名)董事长(签名)
　　点评：会议记录是会议内容和会议进程的客观反映，是日后分析研究整理的重要依据。负责会议记录的秘书或负责录音、录像的人员，应事先熟悉会议议题、会议程序、发言人员名单、器材安置情况等。会议记录要求真实、准确、完整，尤其对议定意见，一定要忠实于原话。这份会议记录就比较完整，条理清晰。

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　　(三)工作程序
　　1．会议记录
　　会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
　　(1)标题。一种是会议名称+文种。如“X X集团公司第三届董事会会议记录”。另一种是文种。如“会议记录”。
　　(2)正文。首都+主体+结尾。
　　1)主要包括会议概况；会议名称；会议地点；会议主席(主持人)；会议、列席和缺席情况；会议记录人签名等。
　　2)主体包括：会议议题，如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号；发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号；会议决议，决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。
　　3)结尾。另起行，写明“散会”并注明散会时间。
　　(3)尾部：右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。
　　2．会议简报
　　(1)会议简报的内容。会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。对于会议中代表们的建议意见应使领导及时地掌握。
　　(2)会议简报的结构。会议简报的结构与其他的简报一样分成报头、报核、报尾3个部分。
　　会议简报的标题应简明、准确、醒目、生动、形式灵活。单行和双行标题都可。
　　会议简报的导语多用叙述式和结论式。主体部分要突出会议的主要精神和会议决定，内容要单一精炼。
　　(四)注意事项
　　(1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定、重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来。而其他的内容可简要概括地记录，无须有言必录。
　　(2)如果当时漏记了内容，可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语作出简要的解释。
　　(3)不管是谁提出了一个动议或附议了一个动议或提出了任何行动、意见，都应把人名记录下来。
　　(4)可设计一张表格来记录会议上的信息。

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　　(五)相关链接
　　1．会议记录的要求
　　会议记录的要求归纳起来主要有3个方面：一是速度要求，二是真实性要求，三是资料性要求。
　　(1)速度要求。快速是对记录的基本要求。
　　(2)真实性要求。纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。真实性要求的具体含义是：
　　1)准确。不添加，不遗漏，依实而记。
　　2)清楚。首先是书写要清楚，其次记录要有条理。
　　3)突出重点。会议记录应该突出的重点有：会议中心议题，以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已决议的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。
　　(3)资料性要求。会议记录是分析会议进程、研究会议议程的依据；是编写会议纪要的重要资料；还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。
　　2．会议记录的样式
　　飞翔公司项目会议
　　时间：2004年3月1日
　　地点：公司会议室
　　出席人：公司各部门主任
　　主持人：马燕(公司副总经理)
　　记录：祁迎峰(办公室主任)
　　一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。
　　二、发言：
　　技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。
　　资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如Word 中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多
　　是英文习惯，中国入使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。
　　市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认
　　为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。
　　各部门都同意立项，初步的技术方案将在1 0天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。
　　散会。
　　主持人：(签名)
　　记录入：(签名)
　　3．会议简报的要求
　　(1)真实准确。真实是简报的生命。会议简报所反映的会议事实不仅是千真万确的客观存在，而且其所涉及的主要情节以至每一个细节，包括具体的时间、地点、人物、数字和引语等，都要做到准确无误，绝不能凭借主观的经验和良好愿望而进行粉饰和“加工”。否则，就会严重影响会议简报的质量和效用。
　　(2)短小精悍。短小是会议简报的力量所在。会议简报应简明扼要、短小精悍，这样才能起到快速传递会议信息、交流经验的作用。如果文字冗长，就成了“通报”和“报告”，从而失去了简报的意义。
　　(3)快是简报的质量体现。会议简报是一种“快报”，因此它还具有一定的新闻性，类似于新闻报道中的“会议消息”。会议简报不求全，但求快。只有快，才能真正发挥其在实际工作中所应起到的指导性作用。否则，也会失去会议简报的意义和价值。
　　(4)生动活泼。会议简报生动活泼，与会者爱看，而且能够获得深刻印象。要做到生动活泼，应当采用一些群众性语言；必要时还可以采用通讯的手法，进行一些具体形象的描述，做到以情动人。