第三节 文档管理
●档案利用
●档案参考材料的编写
●电子档案的管理
一、 档案利用
(一) 含义
档案利用是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。
档案利用工作可以去分为：提供档案利用 AND 利用档案
提供档案利用——针对管理人员而言，指档案管理部门和人员以所藏档案信息资源为基础，向前来咨询的人提供服务
利用档案——针对利用者，利用者以借阅、复制、摘录等形式使用档案的活动
(二) 工作程序
1、 熟悉库藏
包括：档案内容、成分及存放位置，明确单位档案的形成、整理状况及利用价值。
2、 分析利用需求
够针对不同工作人员提供服务
1) 满足计划决策人员对档案的需求——主要服务对象
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性质与范围 |
概括性、综合性强的高层次信息；可信度高 |
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内容 |
政策性文件和分析论证材料。史上处理类似问题所形成的材料，包括决策方案、决策依据、反馈意见等 |
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时间和方式 |
有特殊要求。最好主动上门。 |
2) 满足基层管理者对档案的需求
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性质 |
具体、详尽、实用的信息 |
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内容 |
信息的专业性较强 |
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范围 |
单位内部信息 |
3) 满足科研人员对档案的需求
单位内部科研人员，一般从事的是应用技术的研究，也有少数开展基础研究。
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范围 |
利用需求稳定，表现为对某一个或多个主题的档案信息的需求 |
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形式 |
更倾向于原始材料，要求提供关于某一专题的完整、准确、系统的信息 |
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时间 |
相对宽松 |
4) 满足工程科技人员对档案的需求
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性质 |
提供针对性强和内容具体的信息。如具体的图形、数据、报表 |
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内容 |
专利文献和标准化材料，需要同类客体、同类项目或同行业的最新信息 |
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时间 |
迅速和及时 |
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